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GASTOS DE REPRESENTACIÓN CASOS PRÁCTICOS

GASTOS DE REPRESENTACIÓN

Son aquellos en los que la empresa incurre con la finalidad de ser representada fuera de las oficinas, locales o establecimientos, asi como para presentar una imagen que le permita mantener o mejorar su posición, incluidos los obsequios y agasajos a clientes. El tribunal fiscal, mediante la RTF N° 6273-4-2003, admite que estos gastos no solo se dan respecto de clientes reales sino también potenciales; no obstante, debe ser selectivo, es decir, permitir la identificación de los clientes a quienes se les realizo la entrega.

Adicionalmente, estos clientes deben desempeñar cargos de importancia o decisión en la empresa, con gerentes, directores,  etc., dado que son ellos quienes toman decisiones para llevar a cabo negociaciones.

Los gastos de representación están constituidos por todo egreso que la empresa realice con la finalidad de mantener presentes su nombre o sus productos en determinados clientes (no incluye la publicidad masiva) o para atenderlos mediante almuerzos, agasajos u obsequios.

Es necesario mencionar que estos gastos deben cumplir con los principios de causalidad, razonabilidad, y proporcionalidad, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo N° 37 de la LIR.

¿QUE CONCEPTOS NO COMPRENDEN LOS GASTOS DE REPRESENTACION?

No se considera gasto  de representación a los gatos de viaje y las erogaciones dirigida a la masa de consumidores reales y potenciales, tales como los gastos de propaganda, sea a través de revistas, diarios, etc y a los gastos promocionales, como la entrega de muestras u otros bienes que permitan identificarlos con la empresa ( lleven el nombre o logo de esta).

Es importante mencionar que cuando los gastos se efectúen como parte del giro de la actividad, ello constituye un costo del servicio y no un gasto de representación, como ocurre en el caso de los juegos de azar cuando entregan bebidas.

FORMAS DE ACREDITAR O RESPALDAR LOS GASTOS

Los gastos de representación se acreditan a través de :

  1. Los comprobantes de pago emitidos por la compra de los bienes, cuando correspondan a obsequios, y en el caso de consumos en restaurantes debe ser debidamente detallados.
  2. Documentos fehacientes que prueben la utilización del gasto
  3. Invitaciones.
  4. Cargo de recepción del obsequio o, en todo caso, guía de remisión .

Tratándose de servicios, si bien no hay guía o  cargo de recepción, se sugiere que la factura contenga el detalle del consumo, asi como en la parte superior de esta, se coloque los nombres de los representantes del cliente con quienes se llevó a cabo la reunión, el cargo y la finalidad de la reunión.

  • Fotografías.
  • Los montos de los obsequios, asi como los agasajos efectuados deben guardar relación con los ingresos que genere la empresa y con las circunstancias del hecho.

LIMITE PARA LA DEDUCCION

El inciso q) del artículo  37 de la LIR señala que los gastos de representación serán deducibles solo los que en conjunto no excedan el medio por ciento (0.5%) de los ingresos brutos, con un límite máximo de 40 UIT.

CASOS PRÁCTICOS

1.- La empresa Corsaga SA, dedicada al rubro textil, ha decidido realizar una reunión con sus principales clientes, con la finalidad de mostrarles los avances de temporada de sus nuevos productos y asi consolidar dichas relaciones comerciales. Los gastos incurridos ascienden a S/ 20 350.00. Este evento fue el único en el ejercicio 2017.

Nos indica que en el ejercicio 2017 ha obtenido ingresos brutos por S/ 6,380,450.

SOLUCION:

Dado que la empresa busca mantener buenas relaciones comerciales con sus principales clientes, es un gasto de representación aceptado tributariamente y, por lo tanto, corresponde verificar si el total del gasto incurrido es deducible a efectos del impuesto a la renta.

  • Ingresos brutos                                              S/ 6,380,450.

CALCULO

  • Gastos de representación:         S/ 20, 350.00
  • Limite deducible
  • 0.5% de ingresos brutos
  • 0.5% de S/ 6,380,450:                    S/ 31, 902.25
  • Limite 40 UIT ( 4,050):                   S/ 162, 000.00

Los gastos de representación incurridos por la empresa Corsaga SA  serán deducibles para la determinación del IR dado que se encuentran dentro de los límites establecidos.

2.- La empresa Cielo EIRL decidio obsequiar vinos a sus clientes más representativos con motivo de las fiestas de año nuevo, con el fin de  mantener su fidelidad comercial.

GASTO DE REPRESENTACION

DESCRIPCION BASE IMPONIBLE IGV TOTAL
VINOS 15, 000.00 2,700.00 17,700.00
TOTAL 15, 000.00 2,700.00 17,700.00

Se Sabe que los ingresos brutos obtenidos durante el ejercicio 2017 fueron de S/ 1, 982,000.00

SOLUCION

Para determinar la totalidad de los gastos de representación serán deducibles para la determinación del IR  correspondiente al ejercicio 2017, resulta necesario realizar los siguientes cálculos:

LIMITES

  • Limite 1                              0.05% de los ingresos netos.
  • Ingresos netos:               1,982,000.00
  • Limite:                                 0.05%
  • LIMITE:                                               9,910.00
  • Limite 2                               40 UIT
  • UIT:                                      4050
  • Limite                                  40
  • LIMITE                                 162,000.00

DETERMINACION DEL GASTO PERMITIDO

  • GASTO CONTABILIZADO:            15, 000.00
  • LIMITE PERMITIDO         :               (9,910.00)
  • EXCESO                                               :                 5,090.00

TRATAMIENTO TRIBUTARIO

  • TRATAMIENTO DEL IMPUESTO A LA RENTA

Como  podemos ver, solo podrán deducir como gastos de representación el monto de S/ 9,910.00, la diferencia tendrá que ser adicionada.

  • IMPUESTO GENERAL A LAS VENTAS ( IGV) POR EL GASTO

Con respecto al IGV por la adquisición de los obsequios, aquel IGV que corresponda a los gastos que sean adicionados por efectos de limite, tampoco se podrán deducir para el crédito fiscal por el principio del artículo 18 de la ley del IGV.

  • TRANSFERENCIA DE LOS OBSEQUIOS

Por la entrega de los obsequios, estamos ante un retiro de bienes gravado con el IGV. Asimismo, se debe emitir un comprobante de pago que sustente dicho retiro, consignando la leyenda “transferencia gratuita” y precisando el valor de venta de dicha operación.